1. Préambule et Engagement Déontologique
L'association SEISHIN DOJO attache une importance absolue au respect de la vie privée de ses adhérents, de ses bénévoles et des visiteurs de son portail documentaire. Dans le cadre de nos activités d'utilité publique, à but strictement non lucratif, nous mettons en œuvre des traitements de données à caractère personnel dans une totale transparence opérationnelle et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et à la Loi Informatique et Libertés révisée.
La présente politique a pour objet de vous informer de manière claire, loyale et exhaustive sur la nature des données que nous collectons, la base légale de ces traitements, les destinataires des informations, les durées de conservation appliquées ainsi que les modalités pratiques vous permettant d'exercer pleinement vos droits individuels.
2. Responsable du Traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées via ce portail documentaire et lors des dossiers d'admission physique est :
Conseil d'Administration de l'Association SEISHIN DOJO
Adresse du siège social : 33 RUE DU SQUIRIOU, 29590 PONT-DE-BUIS-LES-QUIMERCH
Courriel de contact RGPD : mamdoudian2000@gmail.com
3. Données Collectées et Finalités du Traitement
SEISHIN DOJO limite strictement la collecte de données personnelles à ce qui est strictement nécessaire pour l'accomplissement de ses objectifs statutaires de promotion de la santé publique et de cohésion sociale (principe de minimisation). Les informations traitées sont les suivantes :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, renseignés volontairement dans le cadre du formulaire de candidature ou de demande de renseignements.
- Données physiologiques obligatoires : Certificats médicaux d'aptitude à la préparation physique et à l'exercice des arts martiaux traditionnels (uniquement conservés au format papier sous clef au secrétariat, sans numérisation systématique).
- Données de candidature administrative : Motivations, choix de programme sportif, statut de membre (bénévole ou adhérent).
Ces traitements ont pour bases légales l'exécution de vos demandes d'admission (relations précontractuelles et associatives) ainsi que le respect de nos obligations réglementaires en matière de sécurité sanitaire pour la pratique d'activités sportives d'utilité publique.
4. Destinataires et Sécurisation des Données
Vos données personnelles sont destinées de manière exclusive aux membres habilités du secrétariat administratif et aux membres du Conseil d'Administration de SEISHIN DOJO. L'association n'effectue aucune commercialisation, aucune cession, ni aucun partage de vos données personnelles avec des tiers commerciaux ou des agences publicitaires spéculatives.
Tous nos fichiers informatiques sont stockés sur des serveurs sécurisés situés au sein de l'Union Européenne et font l'objet de protocoles de chiffrement stricts. Les formulaires papier (notamment médicaux) sont classés de façon sécurisée au sein de notre siège social et ne sont accessibles qu'aux éducateurs diplômés d'État de notre institution.
5. Durées de Conservation des Informations
L'association applique des durées de conservation proportionnées à la finalité de ses interventions :
- Demandes d'information simples : Vos coordonnées sont supprimées dans un délai de 12 mois à compter du dernier contact établi par notre secrétariat.
- Dossiers de candidature administrative (Admissions) : Si la candidature n'aboutit pas à une inscription effective, les données sont détruites dans un délai de 6 mois.
- Fiches de membres actifs : L'intégralité du dossier est conservée durant toute la période d'adhésion active, puis archivée durant 3 ans à des fins statistiques non nominatives et administratives (audits de l'État), avant destruction définitive.
6. Vos Droits et Procédures d'Exercice
Conformément à la réglementation RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement (droit à l'oubli), de limitation du traitement et de portabilité de vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos informations pour des motifs légitimes.
Pour exercer vos droits, il vous suffit d'adresser une demande écrite, signée et accompagnée d'une copie de votre pièce d'identité à l'adresse postale de notre siège social ou par courrier électronique à : mamdoudian2000@gmail.com. Notre secrétariat s'engage à vous répondre de manière formelle sous un délai maximum de 30 jours ouvrés.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit de dresser une réclamation officielle auprès de l'autorité de contrôle française, à savoir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL - cnil.fr).